Veranstaltungsausfallversicherung


    Weshalb ist eine Veranstaltungsausfallversicherung sinnvoll?

    Veranstaltungsausfallversicherung - Frau mit einem Mikrofon Veranstaltungen zu planen, durchzuführen und zu organisieren ist ein umfangreiches Geschäft.

    Eine Reihe von Risiken können durch gute
    Organisation aufgefangen werden, andere durch
    eine passende Veranstaltungshaftpflichtversicherung kalkulierbar gemacht. Was aber, wenn eine Veranstaltung kurzfristig wesentlich verändert werden muss – oder wenn sie ganz ausfallen muss, weil beteiligte Personen erkrankt sind
    oder andere, nicht beeinflussbare Umstände
    die Veranstaltung verhindern?
    Die Haftpflichtversicherung allein tritt nicht für diese Fälle ein.

    Die Veranstaltungsausfallversicherung tritt für unplanmäßige Änderungen bis hin zum Ausfall
    der versicherten Veranstaltung ein.
    Umfassend können so Kosten kalkuliert werden, ohne eine Geschäftsgrundlage zu riskieren oder mit großen Schadenersatzposten die Planungsbilanz zu belasten.

    Die Veranstaltungsausfallversicherung kann je nach Angebot erweitert werden um den Einschluss von Ausfallrisiken für Unwetter- und Katastrophensituationen und um den Einschluss erweiterter Personenkreise. Je nach Konzept lassen sich auch Gewinnausfälle im Sinn einer Ertragsausfallversicherung in die Veranstaltungsausfallversicherung einschließen.


    Welche Leistungen, Gefahren und Schäden sind in einer Veranstaltungsausfallversicherung versichert?

    Grundlegend sichert die Veranstaltungsausfallversicherung vor allen widrigen Umständen ab, aus denen vor bestimmtem Hintergrund Veranstaltungen unterschiedlicher Art abgesagt werden müssen oder ausfallen müssen.

    Versicherte Gefahren

    • Witterung und Unwetter

    Führen Witterungsumstände oder erwartete Unwetter dazu, dass vor dem Hintergrund der Gefahrenabwägung (Gefahr für Leib und Leben der Teilnehmer) die Veranstaltung abgesagt werden muss, ersetzt die Veranstaltungsausfallversicherung alle Kosten, die im Versicherungsschutz zusammengefasst sind. Grundsätzlich gelten alle Entschädigungszahlungen bis zum Erreichen der Höhe der Deckungssumme.

    • Ausfall wegen Erkrankung veranstaltungswichtiger Personen

    Steht und fällt die Veranstaltung mit dem Erscheinen bestimmter Personen oder Personengruppen, wir das Risiko des Nichterscheinens entsprechend versichert. Im kompletten Leistungsspektrum ersetzt die Veranstaltungsausfallversicherung alle Vorauslagen, die für die Veranstaltung angefallen waren.

    Wichtig: Das Nichterscheinen muss dabei außerhalb der Einflusssphäre des Veranstalters (d.i. Versicherungsnehmer) liegen. Eingeschlossen werden können je nach Anbieter neben dem Veranstalter weitere Personen, wie Künstler oder Musikgruppen, die zum Kern des Veranstaltungsprogramms gehören und deren Anwesenheit Bedingung für die Ausrichtung der Veranstaltung ist.

    • Nicht explizit beschriebene Gründe

    Die Veranstaltungsausfallversicherung umfasst weitere Gründe für Veranstaltungsausfälle, die im Einzelnen nicht definiert werden. Es gelten alle Gründe, die nicht vom Veranstalter zu vertreten sind und außerhalb seines Einflussbereichs liegen, als versichert.

    • Ausgeschlossen werden gemeinhin Vorsatz, Kriegs- oder Zustände innerer Unruhen und je nach Anbieter grober Vorsatz.

    Veranstaltungsausfallversicherung - Geldschein

    Versicherte Kosten
    Die Veranstaltungsausfallversicherung sichert gegen Investitionsverlust nach Veranstaltungsplanungen weitgehend dahin ab, dass sie wesentliche Teile in der Vorauslage und Teile in der Gewinn- und Kostenkalkulation versicherbar und im Risiko kalkulierbar macht. Je nach Versicherungsvertrag sind darin verschiedene Kosten und Aufwendungen abgesichert.

    • Vorauslagen und Vorbereitungskosten

    Je nach Zeitpunkt des Veranstaltungsabbruchs sind bereits Kosten durch Vorauslagen in zum Teil wesentlicher Höhe entstanden. Dazu zählen Aufbaukosten, Kosten für bereits angefahrenes Catering, Getränkeversorgung bis hin zu Verpflichtungen aus Dienstleistungsverträgen. Die Veranstaltungsausfallversicherung versichert diese Art Kosten. Im Leistungsfall tritt sie als Zurückzahlungsvereinbarung oder als Kostenübernehmerin auf. Der Veranstalter wird entsprechend schadlos gestellt.

    • Gagen für Künstler und Gehälter Mitarbeiter

    Je nach Art der Veranstaltung werden verschiedentlich Kosten fällig, die vertraglich an Gage oder Gehalt vereinbart worden sind. Sie werden auch dann fällig, wenn die Veranstaltung ausfällt. Die Veranstaltungshaftpflichtversicherung trägt solche Kosten nicht – hier muss die Veranstaltungsausfallversicherung einspringen und anstelle des Veranstalters die Vertragsinhalte erfüllen.

    Hinweis: Entsprechende Regelungen sollten im Vorfeld des Vertragsschlusses mit der Veranstaltungsausfallversicherung getroffen und festgehalten werden. Je nach Versicherungsvertrag spielt auch der Kreis der versicherten Personen eine entsprechende Rolle.

    • Durch den Ausfall entzogene Sponsorengelder

    Sind in die Kalkulation der Veranstaltung Sponsorengelder eingeflossen, die nur und erst bei Stattfinden der Veranstaltung fällig werden, entstehen durch den Ausfall zusätzliche Finanzierungslücken, die nicht durch Vorauslagen gedeckt waren. Die Veranstaltungsausfallversicherung springt hier ein und ersetzt die Beträge in entsprechend verpflichtender Höhe.

    • Entgangene Gewinne

    Verschiedene Angebote in der Veranstaltungsausfallversicherung lassen sich erweitern um Kompensationsleistungen für entgangene Gewinne. Zugrunde liegt hier jeweils eine Einnahmen-Überschuss-Kalkulation, deren Volumen entsprechend in der Versicherungssumme berücksichtigt wird. Je nach Geschäftsmodell empfiehlt sich die Integration einer entsprechenden Ausfallversicherung.

    • Preisausschreibungen auf der Veranstaltung

    Veranstaltungsausfallversicherung - Schere mit einer roten Schleife Sind auf der Veranstaltung Preise durch Spieleinlagen, Spielshows oder Preiswettkämpfe angeboten worden und sind diese bereits beschafft, können durch den Ausfall aber nicht weiter verwendet werden, ersetzt die Veranstaltungsausfallversicherung den entsprechenden Sachwert der Preise.

    Hinweis: Sind entsprechende Preise in die Kalkulation eingeschlossen, sollte die Entschädigung entsprechend im Versicherungsvertrag und im Angebot berücksichtigt werden.


    Welche Deckungssumme ist sinnvoll?

    Die Deckungssumme für die Veranstaltungsausfallversicherung ergibt sich aus:

    • dem Zusammenschluss aller Kosten für die Veranstaltung
    • Einbeziehung erwarteter und kalkulierter Gewinne
    • der Kostenträgerdeckung durch Sponsoring oder Sponsorengelder.

    Sie wird entsprechend genau ermittelt und deckt vor diesem Hintergrund umfassend alle kalkulierten Kosten. Die empfohlene Deckung richtet sich dementsprechend nach der jeweils konkreten Veranstaltung.